Evenementen voor bedrijven worden steeds populairder, en dit is waarom ieder bedrijf een evenement moet organiseren, groot of klein. Een evenement is dé perfecte gelegenheid om je doelgroep te bereiken, of je nu in B2B of B2C opereert. Iedereen houdt van een goed evenement.
Om het maximale effect uit je investering te halen zijn timing en doelstellingen cruciaal. In deze blog vertel ik je graag hoe je dat aanpakt. Veel leesplezier!
Waarom een evenement organiseren?
We beginnen natuurlijk met de ‘waarom’-vraag. Een evenement is hét moment om klantbinding te versterken. Je komt in een informele setting in contact met klanten, leveranciers of medewerkers, zonder dat er direct iets verkocht hoeft te worden. Dit versterkt de relatie en zorgt voor vertrouwen.
Psychologische effecten van evenementen:
Mensen bouwen namelijk een emotionele en psychologische connecties op, wat de loyaliteit vergroot. Dit wordt ook wel Social Bonding, genoemd.
Is je evenement goed en heeft het effect, dan hebben mensen een positieve ervaring. Als iemand een positieve ervaring heeft met jouw bedrijf, is diegene eerder geneigd om klant te blijven. Dit principe heet Commitment & Consistency volgens onze vriend Cialdini.
Als laatst zijn evenementen goed voor het beeld van jouw bedrijf want hoe vaker mensen je merk ervaren in een prettige context, hoe positiever hun perceptie wordt. Oftewel Mere Exposure Effect.
Kortom, evenementen zijn relatiemarketing ten top!
Welke evenementen zijn er en wat past het beste bij mijn bedrijf?
Nu we zeker weten dat we een evenement gaan organiseren, duiken we dieper in op het type evenement. Want voordat je iets plant, stel jezelf de vraag: Wat wil ik bereiken? Wat moet het evenement opleveren? Hieronder enkele scenario’s met bijpassende evenementtypes:
Wil je zakelijke relaties versterken en netwerken stimuleren?
Netwerkevenementen zijn perfect om klanten, partners en andere zakelijke relaties samen te brengen. Denk aan een exclusieve netwerkborrel, een ronde-tafelbijeenkomst of een VIP-diner. Dit is ideaal als er veel kruisbestuiving tussen je klanten of relaties kan ontstaan.
Wil je bestaande klanten loyaler maken en/of vaker bij je laten bestellen?
Klantevenementen richten zich op het versterken van de klantrelatie. Hierin kun je onderscheid maken:
- B2B-dienstverleners: Organiseer een laagdrempelig en gezellig evenement, in combinatie met een inspirerende workshop of kennissessie waarin klanten leren hoe ze nóg meer uit jouw diensten halen.
- B2B-productleveranciers: Combineer een informatief gedeelte met een productdemonstratie of een exclusieve preview van een nieuwe lijn.
- B2C-webshops of winkels: Organiseer een ludieke actie, zoals een speciale kortingsdag of een VIP-shopping experience.
Wil je medewerkers motiveren, behouden en je werkgeversmerk versterken?
Bedrijfsevenementen zijn er om interne binding en trots te versterken. Denk aan:
- Een personeelsfeest of teambuildingactiviteit om waardering te tonen en de onderlinge samenwerking te verbeteren.
- Een interne inspiratiedag waarbij medewerkers in contact komen met de missie en visie van het bedrijf.
Wil je nieuwe klanten aantrekken en je merkbekendheid vergroten?
Promotionele activaties, beurzen en open dagen zijn hiervoor uitermate geschikt. Afhankelijk van je product of dienst:
- Beurzen zijn perfect als je een tastbaar product hebt dat je wilt demonstreren aan een groter publiek.
- Open dagen zijn ideaal als je een showroom of fysieke locatie hebt waar klanten meer over jouw bedrijf kunnen ontdekken.
- Pop-up evenementen of ludieke acties trekken veel aandacht en creëren publiciteit rond je merk.
Wil je nieuw personeel aantrekken en opvallen als werkgever?
Organiseer een sollicitatie-inloopdag of wees aanwezig op een vakbeurs voor werkzoekenden. Dit kan je employer branding een enorme boost geven.
Er zijn dus talloze manieren om een evenement in te zetten, maar je begint altijd met het doel voor ogen. Wat wil je bereiken? Zodra dat helder is, kun je kiezen uit de volgende evenementtypes:
- Klantevenement – Voor het versterken van klantrelaties en meer loyaliteit.
- Netwerkevenement – Voor het stimuleren van zakelijke verbindingen en samenwerking.
- Bedrijfsevenement – Voor medewerkersbinding en employer branding.
- Promotionele activatie – Voor het aantrekken van nieuwe klanten en merkbekendheid.
Hoe creëer je een maximaal effect met een evenement?
Enfin, je weet nu dat je een evenement moet organiseren en welk evenement je gaat organiseren. Dan ben je er nog niet, want na het doel en de doelgroep, moet je de doelgroep nog bereiken. Het maximale uit je evenement halen. In een aantal stappen zorg je voor een maximaal effect voor jouw evenement.
Begin met idee-ontwikkeling
Je weet welk evenement je gaat organiseren voor wie. Maar wat ga je doen? Wederom: wie is de doelgroep. Zit je in de installatie-branche en wil je de klantrelatie verbeteren? Ga dan niet voor een webinar of gastcollege. Doe iets informeels en stoers.
Wellicht iets gegeneraliseerd, maar je snapt wat ik bedoel. Wat vindt je klant, medewerker, leverancier leuk? Wanneer mensen een evenement als positief ervaren, stralen deze positieve gevoelens uit naar het merk of de organisatie achter het evenement. Oftewel het halo-effect.
Maar je wilt ook verkopen, dus heb je nieuwe producten of diensten? Zorg er ook voor dat hier (ongedwongen) tijd voor is.
Nodig op tijd mensen uit
Tegenwoordig is tijd de grootste uitdaging van je relatie of medewerker. Organiseer je een ludieke actie, nodig dan ook mensen die je kent en binnen de doelgroep vallen uit, je eigen netwerk is krachtiger dan je denkt. Stuur het liefst 3 maand voor het evenement een save the date of zorg ervoor dat de verkopers/accountmanagers/HR-verantwoordelijke 3 maand van tevoren een vooraankondiging doen. Dan is het eerste zaadje al gepland. 6 weken voor het evenement stuur je de officiële uitnodiging en dan nog minimaal 2 herinneringen.
Tip: Zorg ervoor dat de mensen die zich aangemeld hebben, niet iedere keer een herinnering krijgen.
Start met een planning
Begin op tijd! Dat is de grootste uitdaging, weet op tijd wie je uit wil nodigen en wat het idee is. Zodat je kunt plannen. Je moet echt 4 maanden voor het evenement beginnen (het liefst 6 maanden). Het lukt ons om binnen 5 weken een evenement op poten te zetten, maar dan heb je echt niet het gewenste effect.
Zorg voor persoonlijk contact
Een uitnodiging sturen en dan maar hopen dat mensen komen, is vaak niet voldoende. Zit er bovenop, laat accountmanagers de mensen nabellen, zorg ervoor dat die verkoper het nog een keer noemt en vraag mensen of ze erbij zijn. Soms hebben ze nog wat overtuigingskracht nodig, of ze vergeten het gewoon.
Maak er een mooi evenement van
De eerste indruk telt. Zorg voor een goed draaiboek, weet wanneer de mensen komen, ontvang ze altijd persoonlijk, verras je gast. Alleen als je evenement klopt, en het hoeft echt niet perfect te zijn, onthouden mensen deze dag. Je wílt ze met een goed gevoel naar huis sturen (denk aan de psychologische effecten hierboven).
Denk aan de ‘aftersales’
Alleen het evenement is niet voldoende. Hoe kun je hier het maximale uithalen? Door een goede aftersales. Een weggevertje, die mensen echt gebruiken en nuttig vinden. Bel er nog een keer achteraan om ze te bedanken voor de komst. E-mail de foto’s van die dag. Blijf top of mind!
Klaar om jouw evenement te organiseren?
Een succesvol evenement is meer dan een bijeenkomst; het is een strategisch relatiemoment met effect. Door de juiste doelgroep te kiezen, een goed plan op te stellen en rekening te houden met psychologische effecten zoals social bonding en het mere exposure effect, vergroot je de kans op succes.
Wil je dat jouw evenement écht impact maakt? Begin dan vandaag nog met plannen, nodig de juiste mensen uit en zorg voor een ervaring die blijft hangen. Een evenement stopt niet op de dag zelf, de echte kracht zit in de verbinding die je opbouwt voor de lange termijn.
Veel succes met het organiseren van jouw evenement! Heb je hulp nodig? We helpen je graag!
